公司法规定公章由谁保管及其法律实务解析

公司法规定公章由谁保管是什么？

在现代商事活动中，公章作为公司行使权利和履行义务的重要工具，具有不可替代的法律地位。根据《中华人民共和国公司法》及相关法律法规的规定，公章的保管和使用直接关系到公司的合法权益、交易安全以及社会责任。详细分析公司公章的保管主体、保管原则、管理风险及防范措施，并结合实践中的典型案例进行深入探讨。

需要明确公章？根据《中华人民共和国民法典》第139条的规定，公章是法人或者其他组织用于证明文件真实性的印鉴，具有法律效力。在公司运营中，公章通常包括公司章、财务专用章、合同专用章、法定代表人名章等。这些印章的使用范围和权限各有不同，但都对公司具有重要意义。

关于公章由谁保管的问题，公司法并没有明确规定具体的保管主体，而是赋予了公司自治权。根据《中华人民共和国公司法》第46条的规定，董事会负责公司的日常经营管理，并执行股东会的决议。在实践中，公章的保管通常由公司章程或公司内部管理制度明确授权给特定部门或人员。

公司法规定公章由谁保管及其法律实务解析 图1

这种自治并不意味着公章管理可以随意为之。公司应当建立健全公章管理制度，明确公章的使用范围、审批程序和保管责任。《中华人民共和国印章管理条例》第4条规定，公章的刻制必须经机关批准，并在指定的地点刻制。未经批准擅自刻制公章属于违法行为。

公司公章保管的原则与风险防范

1. 权责分离原则

根据《公司法》的相关规定和公司治理的基本原则，公章的保管和使用应当实行权责分离制度。通常情况下，财务专用章和法定代表人名章由财务部门保管；合同专用章由法律事务部门或业务部门保管；公司公章则由综合管理部或行政部统一管理。

通过这种分工安排，可以有效防范单一个人滥用职权的风险。在签订重大合需要经过业务部门申请、法务审核和公司领导审批后才能加盖公章，形成多层次监督机制。

2. 审批与登记制度

公章使用必须建立严格的审批和登记制度。根据《中华人民共和国合同法》第36条的规定，书面形式的合同可以通过盖章或者签名来确认效力。公司印章的每一次使用都应当记录在册。

在实际操作中，可以采用《公章使用申请表》，要求申请人填写用途、金额、对方单位等信息，并经相关负责人签字批准后方可加盖。对于重大事项，还应经过董事会或股东大会审议。

3. 内控制度建设

公司应当建立健全内部管理制度，将公章管理作为风险防控的重要环节。根据《企业内部控制基本规范》的要求，公司应当设定公章管理的关键控制点，并采取相应措施确保制度有效执行。

可以要求业务部门在签署合同前提交合同文本供法务部门审查；对于金额较大的交易，应当安排两名以上工作人员参与谈判和签约；还可以引入电子印章管理系统，记录每一次印章使用信息。

典型案例与实务分析

案例一：甲公司公章被盗用

甲公司在一次展会期间将公章交由业务员张保管。展会结束后，张擅自加盖公章，以公司名义签订虚假合同，导致公司蒙受重大损失。对此，法院认为，公司的公章管理存在明显漏洞，未尽到妥善保管义务，应当承担相应责任。

法律评析：

根据《中华人民共和国侵权责任法》第34条规定，用人单位的工作人员因执行工作任务造成他人损害的，由用人单位承担侵权责任。但在本案中，张行为已被认定为滥用职权，公司作为管理者存在过错，因此需承担部分责任。

案例二：乙公司公章与法定代表人名章混用

丙以个人名义私刻乙公司公章，并伙同他人伪造股权转让协议，骗取公司巨额资产。虽然丙最终被追究刑事责任，但公司因公章管理不善也遭受了损失。

法律评析：

根据《中华人民共和国刑法》第280条规定，伪造公司印章属于妨害社会管理秩序的犯罪行为。《公司法》要求公司建立健全内部控制制度，防止类似事件发生。

案例三：丁公司违规使用公章

丁公司的销售总监李在未履行任何审批程序的情况下，擅自加盖公章与客户签订销售合同，导致公司产生大量应收账款。事后，公司以李未经授权为由拒绝承认该合同的效力。

法律评析：

根据《中华人民共和国民法典》第170条规定，法定代表人超越代表权限的行为原则上无效，除非相对人有理由相信其具有代理权。在本案中，由于公章管理制度存在明显漏洞，法院最终判决公司承担不利后果。

完善公章管理的具体建议

1. 制度层面

公司法规定公章由谁保管及其法律实务解析 图2

（1）制定《公章管理办法》，明确保管和使用流程；

（2）规定重大事项的决策程序和审批权限；

（3）建立公章使用登记簿并定期检查。

2. 技术层面

（1）引入电子印章管理系统，记录每一次使用信息；

（2）有条件的企业可以采用生物识别技术，确保印章的安全性；

（3）在外埠分支机构配备保险箱或Vault设备存放公章。

3. 人员管理

（1）对负责保管公章的工作人员进行定期培训；

（2）建立绩效考核机制，避免因疏忽导致的风险；

（3）在关键岗位设置AB角，防止因人员变动影响工作。

公司公章的妥善管理不仅是法律要求，更是企业稳健经营的重要保障。作为现代商事主体，公司应当高度重视公章管理问题，在制度建设和实务操作上多下功夫，最大限度地防范管理风险。通过建立健全内部控制系统和加强全员法治教育，可以有效预防公章滥用行为的发生，维护公司合法权益。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）