公司内部合同履行告知函模板与撰写技巧|企业合同管理规范

公司内部合同履行告知函？

在现代商业活动中，合同是企业之间、企业与个人之间建立权利义务关系的重要法律工具。在实际操作中，由于复杂多变的市场环境和各方利益的交织，合同履行过程中常常会遇到各种问题。为了确保合同按照约定条款顺利执行，并在发生争议时能够有效维护自身合法权益，公司通常需要向相关方发送正式的告知函，明确表明己方对合同履行的立场和行动。这种文件即为“公司内部合同履行告知函”。

从法律实务角度出发，详细阐述公司内部合同履行告知函、其作用与意义、撰写要点及注意事项，并结合实际案例说明其在企业合同管理中的重要性。

公司内部合同履行告知函的定义与作用

公司内部合同履行告知函模板与撰写技巧|企业合同管理规范 图1

1. 定义：

公司内部合同履行告知函是指公司在履行内部协议或外部合向相关方发出的通知文件。该文件通常用于确认已按约定履行合同义务，或者在对方未履行合表明己方立场和后续行动。

2. 作用：

明确双方权利义务关系： 通过告知函，公司可以正式通知对方已履行或未履行的合同条款，避免因信息不对称导致的争议。

固定证据： 告知函作为书面文件，具有法律效力，可用于未来可能出现的纠纷解决中。

维护企业权益： 在对方违约时，公司可以通过告知函明确表明己方立场，要求对方履行义务或承担相应责任。

3. 适用场景：

合同已按约定履行完毕，需确认事实；

对方未履行合同义务，需催促其完成；

在争议解决过程中，表达己方观点和诉求。

公司内部合同履行告知函的法律依据

在撰写合同履行告知函时，必须严格遵守相关法律法规，并结合实际情况引用法律条款。以下为常见依据：

1. 《中华人民共和国合同法》：

第六条规定了合同履行的基本原则；

百零七条明确了违约责任承担方式。

2. 司法解释与部门规章：

关于适用《中华人民共和国合同法》若干问题的解释（一）、（二）等，为告知函的撰写提供了具体指导。

3. 公司内部规章制度：

在公司内部协议中，应明确约定合同履行的通知程序和方式。

公司内部合同履行告知函的撰写要点

1. 格式规范：

文件如“关于XX合同履行情况的告知函”；

收件人信息：包括对方单位名称或个人姓名、等；

明确说明已履行或未履行的具体条款，引用合同原文或相关法律依据；

结尾部分：表明公司立场和下一步计划（如催促履行、提起诉讼等）。

2. 语言要求：

公司内部合同履行告知函模板与撰写技巧|企业合同管理规范 图2

使用正式、严谨的语言，避免任何歧义表达；

引用合同条款时需准确无误，并注明出处。

3. 内容要素：

合同编号与签订日期；

已履行的具体义务（如有）；

未履行的具体原因及后果（如对方违约）；

公司提出的解决方案或下一步行动方案。

4. 送达方式：

告知函应通过正式的送达程序，如公证邮寄、等，并保留送达证明以备后续法律使用。

公司内部合同履行告知函的注意事项

1. 及时性原则：

在合同履行过程中发现问题时，应及时发出告知函，避免因拖延导致损失扩大。

2. 证据保存：

公司应妥善保存所有与合同履行相关的文件和沟通记录，以备日后争议解决使用。

3. 法律审查：

告知函内容需经过公司法务部门或法律顾问的审核，确保其合法性和有效性。

4. 沟通策略：

根据对方的态度和情况调整告知函的内容和语气，既要坚定表明立场，也要避免激化矛盾。

案例分析

某公司与供应商签订了一批原材料采购合同。在合同履行过程中，因供应商未能按时交付货物，该公司决定向其发送合同履行告知函。

告知函

明确指出供应商未按约定时间交付货物，违反了合同第3条；

要求供应商在收到函件后5个工作日内完成交付任务；

提示若逾期仍未履行，公司将根据合同第9条追究其违约责任。

经过法律顾问的审核和正式送达，该告知函成功促使供应商尽快完成了货物交付，避免了进一步争议的发生。

公司内部合同履行告知函是企业合同管理中不可或缺的重要工具。通过规范撰写和及时送达，公司可以有效维护自身权益，减少合同履行中的潜在风险。在实际操作中，企业应注重与对方的沟通协商，并在必要时寻求法律支持，以确保合同履行工作的顺利进行。

希望本文能为企业法务部门和管理人员提供实用的参考，帮助其更好地管理和执行公司内部合同。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）