合同履行告知函模板：法律实务中的关键要素与适用技巧

合同是商业活动的核心工具，而合同的履行则是实现双方权益保障的关键环节。在实际操作中，合同履行告知函作为一种重要的法律文书，具有通知、催告、确认等多重功能，能够有效避免违约行为的发生或及时解决合同履行中的争议。结合实务案例，详细分析合同履行告知函模板的设计要素及适用技巧，为法律从业者提供参考。

合同履行告知函的基本概念与作用

合同履行告知函模板：法律实务中的关键要素与适用技巧 图1

在商业活动中，合同的订立仅是步，合同的履行才是真正体现双方合作价值和法律效力的关键环节。在实际操作中，由于信息不对称、沟通不畅或主观违约等多种原因，合同履行中的问题时有发生。此时，合同履行告知函便成为了维护合同严肃性和权威性的有力工具。

1. 基本概念

合同履行告知函是指一方在合同履行过程中，为明确双方权利义务关系、通知对方履行合同义务或确认某种事实状态而向另一方发出的正式文书。它通常包含合同编号、履行期限、具体要求等内容，目的是通过书面形式固定事实，避免争议。

2. 作用与价值

通知与催告：当一方未按约履行合另一方可通过告知函明确对方的违约行为，并给予其改正的机会。

证据保存：告知函作为书证，在后续可能的诉讼或仲裁中具有重要法律效力，能够证明已尽到通知义务。

风险防范：通过告知函提前预警潜在问题，可以有效降低因合同履行不力带来的损失。

合同履行告知函模板的设计要素

合同履行告知函的模板设计需要兼顾合法性、规范性和可操作性。以下是一份标准模板的基本要素：

1. 标题

“合同履行告知函”或“关于某事项的通知”。

2. 收件人信息

收件人名称（名称或个人姓名）。

（按照脱敏原则，可用“某市某区XXX路XX号”代替具体）。

（如：“人：张三；：138XXXXXXXX；：example@xxx.com”）。

3. 内容

开头部分：简要说明发函目的，“我方已注意到贵方尚未履行合同项下之义务”。

具体条款：明确引用合同编号、约定事项及违约事实，“根据《某合同》第X条之规定，贵方应于XX年XX月XX日前完成……，但截至目前仍未履行”。

要求与期限：向对方提出具体的履行要求，并设定合理的整改期限，如“请贵方自收到本函之日起7日内完成……”。

后果提示：必要时可提及违约责任及后续可能采取的措施，“如贵方仍未能履行义务，我方将保留依法追究违约责任的权利”。

4. 结尾部分

留出签收确认栏，供对方签字或盖章。

明确发函日期和发件人信息。

合同履行告知函的编写技巧与注意事项

1. 注意法律效力

合同履行告知函需符合《中华人民共和国民法典》的相关规定，确保其内容合法有效。在引用合应明确合同编号和条款内容，避免因表述不清导致无效。

2. 语言规范严谨

避免使用情绪化或威胁性语言，以专业、中立的语气进行沟通。

使用正式法律术语，如“敦促”、“通知”等，体现文书的严肃性。

3. 一事一函原则

每份告知函应针对单一事项，避免在同一文件中夹杂多个问题，以免影响其效力和可操作性。

4. 留痕与送达

确保告知函通过正式渠道（如 EMS 或公证送达）进行送达，并保留相关证据。

在发函后及时跟进，确认对方是否签收并采取相应措施。

实务案例分析

案例一：租赁合同未支付租金案

某与个体经营者签订了一份为期三年的场地租赁合同，约定每月租金为10万元。个体经营者在第三个月开始拖欠租金。根据合同条款，该可以向对方发送《合同履行告知函》，明确违约事实并要求其在限期内支付欠款。

案例二：供应商未按时交付货物

甲与乙签订了一批原材料采购合同，并约定交货时间为2023年6月15日。乙因生产问题未能按时交付货物。甲随后向乙发送告知函，要求其在收到函件后5日内完成交付，否则将扣除违约金或解除合同。

风险防范与应对策略

1. 建立标准化流程

应根据自身业务特点，制定统一的合同履行告知函模板，并明确发函条件和程序。在《员工手册》《供应商合作协议》等文件中明确规定告知函的使用方式。

2. 加强内部培训

法律部门可定期组织培训，提升相关人员对告知函撰写技巧的理解和实务操作能力，避免因文书不规范引发争议。

3. 注重证据保存

在发函后，应妥善保存所有往来邮件、快递单据及签收记录，以便在后续可能的纠纷中提供有力证据支持。

合同履行告知函模板：法律实务中的关键要素与适用技巧 图2

合同履行告知函是现代商事活动中不可或缺的法律工具之一。通过标准化模板的设计和规范化操作流程的建立，企业可以在保障自身权益的减少因合同履行不当带来的风险和损失。作为法律从业者，我们更应注重实务技能的提升，为当事人提供专业、高效的法律服务。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）