合同纠纷解决函：撰写技巧与法律适用指南

在商业活动中，合同纠纷是不可避免的现象。无论是企业还是个人，在履行合都可能遇到对方未按约定履行义务的情况。为了解决此类问题，及时有效地发送一份专业的“合同纠纷解决函”至关重要。从法律实务的角度，详细探讨合同纠纷解决函的撰写技巧、适用场景以及需要注意的法律事项。

合同纠纷解决函的定义与作用

合同纠纷解决函是指在合同履行过程中，一方发现对方存在违约行为或未能按约定履行合同义务时，向对方发出的正式通知文件。其目的是通过书面形式明确指出问题所在，提出解决方案，并设定履行期限，以催促对方尽快履行合同义务或协商解决争议。

合同纠纷解决函的作用主要体现在以下几个方面：

1. 固定证据：通过书面形式固定双方的权利义务关系和违约事实。

合同纠纷解决函：撰写技巧与法律适用指南 图1

2. 督促履行：向对方施加压力，促使对方在合理期限内履行合同义务。

3. 保存权益：在发生诉讼或仲裁时，作为重要的证据材料，证明己方已尽到通知和催促的义务。

4. 协商基础：为双方进一步协商提供依据，减少争议升级的可能性。

合同纠纷解决函的主要内容

一份专业的合同纠纷解决函应包含以下基本要素：

1. 发函人信息：

发函人的姓名或名称；

（如手机号：138XXXXXXXX，邮箱：example@xxx.com）。

2. 收函人信息：

对方的姓名或名称；

收件（可泛化表述为“某一线城市某区某路某号”）。

3. 基本案情：

明确指出合同的基本信息，包括合同编号、签订时间、主要内容等。

详细说明对方的违约行为或未履行义务的具体情况（如未按期交付货物、未支付款项等）。

4. 法律依据与事实分析：

引用合同相关条款（如“第十条：关于交货时间及方式的约定”），明确对方的责任。

列举具体违约事实，“根据《中华人民共和国合同法》第六十条规定，我方已全面履行合同义务，而贵方未按约定支付第三笔款项，金额为人民币伍拾万元整。”

5. 解决方案：

明确提出解决问题的建议或要求（如“请贵方于收到本函后五日内支付剩余款项”）。

设定合理的履行期限，并保留进一步追究的权利。

6. 催促行动与后果预警：

催促对方在规定时间内采取行动，避免争议进一步扩大。

可以提及如：“若贵方未能在上述期限内履行义务，我方将通过法律途径维护自身合法权益。”

7. 正式结尾：

表达解决问题的诚意和期望（如“望贵方重视此函，并尽快采取行动以免关系恶化”）。

签署人及日期。

合同纠纷解决函的撰写技巧

1. 保持专业性与严谨性：

使用正式的语言，避免情绪化表达。

引用相关法律法规和合同条款时要准确无误。

2. 事实清晰明了：

避免模糊表述，列举具体违约事实和金额（如“人民币X万元整”）。

附上相关证据材料的复印件（如转账凭证、对账单等），增强说服力。

3. 合理设定履行期限：

根据实际情况合理确定期限，既不能过于苛刻，也不能过长，一般以57个工作日为宜。

可以建议对方在签署回执后及时寄回确认函件。

4. 注意送达方式与证据保存：

通过 EMS 或其他快递送达，并保存好邮寄底单和回单。

建议当面送达时要求对方签字确认，拍照留存。

5. 留有协商余地：

表达解决问题的诚意，如“我方始终本着友好协商的原则……”。

可以在函件中提出调解或仲裁建议，降低对抗性。

合同纠纷解决函的法律依据与司法实践

1. 《中华人民共和国民法典》第五百零九条：

规定合同双方应按约定全面履行义务。

为发函人提供了明确的法律依据。

2. 《关于适用若干问题的解释（二）》第二十条：

明确了违约方需承担的法律责任，支持守约方向违约方主张权利。

3. 司法实践中的常见争议点：

送达方式是否有效：尽量采用EMS或公证送达。

违约事实是否清晰：需确保证据充分且具体。

履行期限是否合理：通常以不超过一个月为宜，避免对方因时间过短无法准备。

典型案例分析

某设备采购合同纠纷案中，买方A未能按期支付尾款。卖方B在发现这一情况后，及时发送了合同纠纷解决函，要求A于7日内付清余款，并附上了相关付款凭证和合同条款依据。A按时履行了义务，避免了诉讼的发生。

该案例的成功之处在于：

1. 函件内容清晰明确，事实部分列举详细；

2. 引用法律条文准确，增加了函件的权威性；

3. 设定了合理的履行期限，并提供了相应的证据支持。

注意事项

1. 风险提示：

若对方存在明显违约行为且态度强硬，需做好可能诉诸法律的心理准备。

合同纠纷解决函：撰写技巧与法律适用指南 图2

提前咨询专业律师意见，避免因程序问题导致函件无效。

2. 送达流程建议：

建议 hire a professional service（如公证处或专业送达机构）进行送达。

确保送达过程可追溯，减少对方否认的风险。

合同纠纷解决函是企业维护自身权益的重要工具。合理运用这一工具，不仅可以有效解决当前问题，还可以为后续可能的法律程序提供有力支持。撰写此类函件时，既要保持专业严谨的态度，又要注重策略性和灵活性，以实现最佳的沟通效果。希望本文对您在处理合同纠纷时有所启发和帮助。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）