北京中鼎经纬实业发展有限公司劳动仲裁中的档案丢失问题及法律处理实务

在现代社会，劳动合同关系日益复杂化和多样化，劳动者与用人单位之间因各种各样原因引发的争议也层出不穷。关于“档案丢失”的争议虽然并非最常见的劳动争议类型，但在实际案例中却时有发生，尤其是在国有企业改制、企业搬迁或合并等特殊情况下，容易引发相关问题。以实际案例为基础，结合法律实务经验，就劳动仲裁中的“档案丢失”问题进行深入分析。

“档案丢失”的法律定义与实际影响

在劳动法领域，“档案”通常指劳动者在就业过程中形成的各类人事档案材料，包括但不限于劳动合同、工资记录、社保缴纳证明、考勤记录等。这些资料既是用人单位对员工管理的重要依据，也是劳动者维护自身权益的重要凭证。

根据《中华人民共和国劳动合同法》第七条的规定，用人单位应当建立职工名册，记载劳动者的姓名、身份证件号码、劳动合同期限、工作地点、、劳动报酬等内容，并妥善保存相关档案材料。在实际操作中，由于管理不善或人为因素，档案丢失的现象并不罕见。

劳动仲裁中的档案丢失问题及法律处理实务 图1

案例1：李四于2010年入职某公司，双方签订了为期五年的劳动合同。在2013年期间，李四因个人原因离职，并顺利办理了工作交接手续。当李四试图办理档案转移时才发现，其人事档案材料已不知所踪。这不仅影响到了他后续的职业发展，还导致他在社保缴纳年限认定等方面遇到了诸多困难。

“档案丢失”的法律后果与责任划分

（一）用人单位的责任

根据《劳动合同法》第八十四条的规定，用人单位应当妥善保管与劳动者相关的所有文件和资料，包括但不限于劳动合同、工资支付凭证或记录、社会保险费缴纳记录等。如果因用人单位原因导致档案丢失，其可能面临的法律责任包括：

1. 行政责任：劳动行政部门可以责令改正，并可处以罚款；

2. 民事赔偿责任：如因档案丢失给劳动者造成实际损失，用人单位需承担相应的赔偿责任。

案例2：王五于2025年进入某企业工作，双方多次续签劳动合同直至2018年。2019年，该企业因经营不善倒闭，在未与员工充分协商的情况下，单方面解散了人事部门，并将所有档案资料随意处理。若干年后，部分员工发现其社保缴纳记录存在断档情况，严重影响了退休待遇的享受。

（二）劳动者的举证责任

在劳动争议仲裁过程中，“谁主张，谁举证”的原则同样适用。劳动者若主张因档案丢失而遭受损失，则需提供相应证据证明：

1. 档案丢失的事实：如离职时与用人单位的交接记录、要求转移档案的相关文件等；

2. 损失的具体情况：包括实际经济损失（如无法享受社会保险待遇导致的额外支出）或潜在机会损失（如因档案不全而错失升职加薪的机会）。

案例3：赵六在2015年从某国企辞职后，因人事档案丢失而未能顺利转入新单位。这直接导致他错过了当年的职称评定资格，并因此损失了万余元。

“档案丢失”争议的劳动仲裁处理

（一）常见争议类型

1. 档案未及时转移：劳动者离职后，用人单位未按规定为其办理档案转移手续；

2. 档案内容不全：因保管不当导致部分档案材料遗失；

3. 档案信息错误：登记信息与实际不符且无法更正。

（二）仲裁处理要点

1. 程序性问题：劳动者提出仲裁申请时，应当明确具体请求事项，并提供相关证据支持其主张。提交离职证明、工资条或社保缴纳记录等；

2. 实体性审查：劳动争议仲裁委员会将重点审查以下

档案丢失的具体原因（是管理疏漏还是劳动者自身因素）；

用人单位是否已尽到保管义务；

劳动者主张的损失与档案丢失之间是否存在因果关系；

3. 裁决结果：根据案件具体情况，仲裁委员会可能会依法责令用人单位采取补救措施，如重新建立档案或赔偿相关损失。

案例4：张三于2012年入职某外资企业，工作期间表现优异。2017年因公司内部结构调整，其人事档案被意外销毁。张三在后续的职业发展中因此蒙受巨大损失，包括未能获得应有的晋升机会和提薪待遇。在劳动仲裁过程中，仲裁委认定该公司未尽到妥善保管义务，判决其向张三赔偿相应损失。

实务操作中的注意事项

（一）用人单位的防范措施

1. 完善档案管理制度：建立规范的人事档案管理制度，明确各部门及人员的责任；

2. 加强档案保管力度：对重要档案材料实行双备份制度，确保即使发生意外情况也能 retrieving；

3. 定期开展档案检查：至少每年一次对人事档案进行清查，并做好记录。

（二）劳动者的自我保护

1. 及时主张权利：发现档案存在异常时，应当立即与用人单位沟通，并保留相关证据；

2. 积极寻求法律帮助：在必要时，可以寻求专业律师或劳动仲裁机构的帮助；

3. 建立个人备份：劳动者亦可自行保存重要文件的复印件，以备不时之需。

劳动仲裁中的档案丢失问题及法律处理实务 图2

档案丢失问题看似小众，但因其涉及每个人的切身利益，故不容忽视。用人单位应当严格遵守相关法律法规，建立健全人事档案管理制度；而劳动者也应当提高法律意识，及时维护自己的合法权益。通过双方共同努力，可以有效减少此类争议的发生，构建和谐稳定的劳动关系。

在处理“档案丢失”问题时，关键在于早发现、早解决。只有这样，才能最大限度地降低损失，保障各方权益不受侵害。

注：文中案例均为虚构，仅供分析参考。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）